Согласовано утверждаю как правильно

Как оформить правильно утверждение документа

Согласовано утверждаю как правильно

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в  инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
  9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2014-01-06T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-PLog_b3Gxf8/XJTwSrnItTI/AAAAAAAAEiM/huaQCumUVYIu_TN0PX6PPe8Ql76KLNwTgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B3%25D1%2580%25D0%25B8%25D1%2584.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Порядок утверждения документов. Как правильно оформляется гриф утверждения документов. Узнайте все об утверждении документов на docdelo.ru”,”word_count”:540,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Согласовано утверждаю как правильно – Консультации юриста в Питере

Согласовано утверждаю как правильно

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Кузнецов Виза согласования Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами положениями, инструкциями организации. Отказ от визирования не допускается. Виза согласования включает:

Общие положения 1. Пункт 1 в ред.

Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные.

Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа.

Как писать инициалы

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: Образец бланка приказа приведем на рис.

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины.

При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка.

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов. Отдельные внутренние документы докладные и пояснительные записки, заявления и др.

Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Реквизиты документа кроме текста , которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами.

Если заголовок к тексту превышает печатных знаков 5 строк , его можно продолжить до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа: Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов: Рисунок 2.

Первый гриф — от границы левого поля, второй — через мм. Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.

При печати на оборотной стороне листа левое и правое поле располагают зеркально, т. Оформляя документы на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строчки предшествовали подписи.

При подготовке и оформлении документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

Рекомендации по оформлению документов с помощью компьютерной техники Создание проектов документов с помощью компьютерной техники далее — ПК предусматривает некоторые дополнительные требования к их оформлению.

Так, поля для подшивки верхнее при альбомной ориентации листа, левое при книжной ориентации листа разрешено увеличивать до 35 мм. Основной текст документа, надписи на рисунках, в таблицах, колонтитулах и другое необходимо выполнять шрифтом одного типа и размера.

Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами. На текущий момент такими редакторами являются Word версия 97 и выше , а шрифтами — Times New Roman и Arial.

Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки. Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала в шапке таблицы — через 1 интервал. Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать: Другой размер шрифта можно использовать с учетом специфики конкретных элементов документа.

Расстояние между заголовками раздела, подраздела, примечанием, примером и предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно составлять не менее 2 межстрочных интервалов.

Если документ печатают с обеих сторон листа, должны быть установлены следующие параметры страницы: Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа. Размер отступа определяет размер шрифта. Рекомендуемый размер отступа — 4 или 5 знаков приблизительно 1,25 см. Отдельные фрагменты текста рекомендуется выделять шрифтом.

Прописными буквами выделяют: Полужирным шрифтом выделяют: Наклонным светлым шрифтом курсивом могут выделяться: Шрифтом меньшего размера рекомендуется печатать: При необходимости упорядоченного представления в документе алфавитно-цифровых элементов, которые записаны одним или несколькими различными алфавитами и или цифрами, рекомендуется размещать их в таком порядке: Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора.

Формулы необходимо набирать формульным редактором. Наш сайт корисний для вас?

Как правильно оформить гриф утверждения

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации , независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Как правильно писать согласовано утверждаю

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: Образец бланка приказа приведем на рис.

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины.

При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники.

Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов.

Порядок утверждения и согласования документов

Несмотря на то, что приведенные выше варианты бланков различных смет являются официально утвержденными, на практике достаточно часто встречаются различные их вариации. Однако общие принципы расшифровки смет, которые описаны далее, не зависят от этих незначительных корректировок.

Читаем смету, составленную с использованием базисно-индексного метода Базисно индексный метод, вне всякого сомнения, является в современных условиях самым распространенным. Расшифровку сметы, составленной с его применением, проще всего рассмотреть на примере наиболее подробной ти графки.

Петренко Верно: Инспектор подпись З.

Протокол общего собрания акционеров При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Оформление реквизитов документов (продолжение)

Крупская, В. Рабочая программа по технологии разработана для обучающихся неделимых классов сельских школ для 8 класса из расчета 34 часа в год, 1 час в неделю. Контрольные требования сводятся к выполнению проекта, публичной защите проекта по окончании каждого года обучения.

В программе по технологии заложена преемственность целей и задач, решаемых на различных ступенях общеобразовательной школы.

Обучение школьников начинается с формирования представлений о роли трудовой деятельности в создании объектов окружающего мира и развития мелкой моторики рук в начальной школе и завершается в основной школе приобретением компетентности в трудовой и хозяйственно-бытовой сферах, а также компетентности в сфере профессионального самоопределения.

Обучение школьников технологии строится на основе освоения конкретных процессов преобразования и использования материалов, энергии, информации, объектов природной и социальной среды. Национально-региональные особенности содержания представлены в программе соответствующими технологиями, видами и объектами труда.

Поиск ответа

Дата При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков 70 мм.

От границы левого поля без отступа первой строки печатают следующие реквизиты: Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на мм от левого поля документа.

Приказ МВД России от 20.06.2012 №615 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Реквизит Резолюция Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Как делается правильно выравнивание слева и справа

Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6.

Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за год, Кадыров, Бланк документа Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Служебные документы составляются на бланках форматов А4 х и А5 х , реже используется формат А6 х

Помощь: Реквизит документа «гриф утверждения»

Согласование документа Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом.

Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Источник: https://ficoworkforce.com/zemelnoe-pravo/soglasovano-utverzhdayu-kak-pravilno.php

Составление и оформление документов

Согласовано утверждаю как правильно

12.01.11

Начало читай тут

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа,кроме писем(10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Например: 05.02.2010

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2010.02.05

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ.

Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п.

основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Пример: Директору Николаевскогосудостроительного заводаПетрову И. И.

Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример: Государственный комитет архивов УкраиныОтдел формирования Национальногоархивного фонда и делопроизводстваВедущему специалистуНиколаенко П. Ф.

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Пример: ООО «Альянс»ул. Академика Павлова, 162, к. 14,г. Харьков, 61144, Украина

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

2.4. Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Пример: Иванову И. И. Прошу подготовить предложения до 16.03.2010 Смирнов

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/4320/

Инструкция по делопроизводству

Согласовано утверждаю как правильно

Утверждена

постановлением Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области

от  07.02.2014 г. №38

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГЛИНКОВСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области (далее  – Администрация муниципального образования).

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации муниципального образования и работников структурных подразделений.

1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации муниципального образования возлагается на управляющего делами Администрации, руководителей структурных  подразделений,  на работников, выполняющих функции по документационному обеспечению.

1.6. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут управляющий делами Администрации, руководители структурных подразделений.

1.7. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации муниципального образования устанавливаются Федеральным законом “О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации”.

1.8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными нормативно-правовыми актами.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы, создаваемые в органах местного самоуправления, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 15 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения

основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

“Герб Смоленской области”;

“Наименование органа местного самоуправления” или “Наименование должности лица органа местного самоуправления”;

“Справочные данные об органе местного самоуправления”;

“Наименование вида документа”;

“Дата документа”;

“Регистрационный номер документа”;

“Ссылка на регистрационный номер и дату документа”;

“Место составления или издания документа”;

“Гриф ограничения доступа к документу”;

“Адресат”;

“Гриф утверждения документа”;

“Резолюция”;

“Заголовок к тексту”;

“Отметка о контроле”;

“Текст документа”;

“Отметка о наличии приложения”;

“Подпись”;

“Гриф согласования документа”;

“Визы согласования документа”;

“Печать”;

“Отметка об исполнителе”;

“Отметка о заверении копии”;

“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”;

“Отметка о поступлении документа”;

“Отметка автоматического поиска документа”.

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит “Герб Смоленской области” размещается на бланках документов в соответствии с областным законом “О гербе и флаге Смоленской области”. Герб располагается над серединой наименования органа исполнительной власти или наименования должности лица органа исполнительной власти.

2.1.3. Реквизит “Наименование органа местного самоуправления” или “Наименование должности лица органа местного самоуправления” располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.

2.1.4. Реквизит “Справочные данные об органе местного самоуправления” содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса.

Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:

(481 65)- 2-15- 73

или (481 2) 66-84-63.

2.1.5. Реквизит “Наименование вида документа” воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.

2.1.6. Реквизит “Дата документа” указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:

21 октября  2014 года (21 октября 2014 г.),

или 21.10.2014,

Источник: https://glinka.admin-smolensk.ru/istrukciya-po-deloproizvodstvu/?version=print

Адвокат Миронов
Добавить комментарий