Письмо клиенту об отказе сотрудничества

Составляем грамотно деловое письмо-отказ

Письмо клиенту об отказе сотрудничества

  • Нравится 0

    06.07.15 8:11

    В этой статье речь пойдет о не совсем приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации в сфере деловых отношений – письме-отказе.

    Иногда приходится набраться храбрости и составить этот злосчастный текст, потому что того требует этика деловой переписки.

    Причины могут быть совершенно разные: отказ в выполнении требований, в приеме на работу, в продлении сроков или продолжении в целом сотрудничества и т. д.

    Насколько разной не была бы ситуация, отказывать всегда сложно, и при составлении соответствующего письма мы сталкиваемся с одинаковыми трудностями, когда:

    1. Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.
    2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.
    3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.

    Представим следующую ситуацию: ваша организация объявляет тендер, благодаря которому хочет выбрать хорошего поставщика услуг или материалов, продуктов. В ответ получает много предложений от потенциальных партнеров.

    Далее, конкурсная комиссия определяет победителя, выбирает одну или несколько самых достойных на ее взгляд компаний. В результате несколько организаций, не прошедших отборочные туры, необходимо оповестить об этом, то есть отправить им письмо-отказ.

    И вот здесь происходит столкновение с тем самым неприятным моментом.

    Казалось бы, что сложного? Просто написать все, как есть: «По результатам проведенного тендера, было принято решение в сотрудничестве Вам отказать». Однако не все так просто как может показаться. Представьте себя на месте адресата-отказника.

    В большинстве случаев такой вариант ответа, мягко говоря, прозвучит нелицеприятно, а для кого-то и обидно, несмотря на то, что ничего плохого и оскорбительного сказано не было. Но негативная новость, поданная сухим, официальным стилем, может еще более усугубить ситуацию.

    Обида возрастет до таких масштабов, что может плохо отразиться на репутации компании, а, кроме того, в дальнейшем больше не вызвать интереса к какому-либо варианту сотрудничества.

    Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего партнерства? Чтобы найти ответы на эти вопросы, рассмотрим несколько полезных рекомендаций по составлению грамотных писем-отказов. Итак…

    1. Очень важно обладать уравновешенным внутренним состоянием, деловым спокойствием, которое, собственно, подразумевает само понятие бизнеса. Партнеры не всегда преследуют одинаковые цели, но важно придерживаться уважительного отношения друг к другу. Понимать, что каждый имеет право на свою точку зрения. И отказ – это абсолютно нормальная бизнес-реакция, рабочий случай, на который необходимо реагировать достойно. В то же время уметь грамотно отказать – это значит уметь вести себя максимально корректно по отношению к бизнес-партнерам.

    2. Чтобы ваше письмо – отказ было воспринято правильно и адекватно, важно отметить в его содержании две вещи: во-первых, обращение должно быть персонализированным.

    Например, «Здравствуйте, уважаемый Константин Григорьевич!»; а, во-вторых, текст письма должен содержать благодарность за отклик на ваше предложение.

    Это может выглядеть так: «Спасибо, за присланное в наш адрес портфолио» или «Благодарим за своевременный отклик на нашу просьбу».

    3. Обязательно в письме – отказе должно звучать упоминание о рассмотренном предложении адресата.

    Необходимо дать понять, что резюме, портфолио, коммерческое предложение или другие виды предоставленной информации были внимательно изучены, и решение об отказе принято совершенно обоснованно, а не просто так.

    К примеру: «Мы внимательно изучили Ваш проект по…» или «Мы внимательно ознакомились с информацией о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

    4. Не скупитесь на положительные эмоции и оценки личности адресата, его работы, проекты, предложения и т. п. Непременно высказывайте свое одобрительное отношение если даже пишете отказ. К примеру, в такой форме: «Ваш профессиональный стаж и опыт, несомненно, заслуживают уважения…», «Разработанная Вами схема решения вопроса была интересна для нас, но…» и т. п.

    5. такого письма должно включать четкую формулировку отказа плюс не менее точное объяснение его причин. Например, в таком виде: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от предоставления Ваших услуг.

    Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие расходы» или так «К сожалению, на данный момент положительное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует обязанностям требуемой должности».

    6. Обязательно сообщите в письме – отказе о возможных вариантах альтернативного сотрудничества. Например, сделайте это так: «Мы надеемся, что в будущем еще представится возможность для взаимовыгодного сотрудничества с Вами». Или таким образом: «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

    А теперь обратите внимание, как в целом звучит письмо-отказ с использованием вышеперечисленных приемов.

    Письмо-отказИнструменты корректности
    Уважаемый Владимир Степанович, добрый день!Персональное обращение.
    Благодарим Вас за присланное в наш адрес коммерческое предложение.Благодарность за отклик на предложение.
    Мы внимательно изучили всю предоставленную в нем информацию о вашей компании.Указание на то, что предложение адресата было действительно рассмотрено.
    Предложенный Вами вариант сотрудничества был очень интересен для нас. Но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, в период окупаемости проекта, к сожалению, превосходят наши текущие расходы в данной области. Поэтому по объективным причинам на сегодняшний день мы вынуждены отказаться от ваших услуг.Комплимент по поводу предложения + четкая формулировка отказа и причин для него.
    Надеемся, что в дальнейшем нам представится еще возможность плодотворного сотрудничества с Вами.Упоминание о возможных альтернативах партнерских отношений.
    С уважением, Татьяна Мигунова
    Начальник отдела спецпроектов
    ООО «Импульс»
    Обязательная подпись.

    Уверены, что используя в своей практике вышеописанную конструкцию, методы, вам не составит большого труда написать грамотное и корректное письмо-отказ, без особых затрат эмоционального плана.

    Кроме того, изученные инструменты деловой переписки позволят вам не только сохранить благонадежную репутацию компании, но и зарекомендовать себя, как достойного партнера для взаимовыгодных соглашений в будущем.

  • Источник: //sekretarus.ru/groups/group/64/blog/936/

    Письмо об отказе поставки заказа товара

    Письмо клиенту об отказе сотрудничества

    В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма.

    Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос.

    К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с.

    Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
    8 (800) 500-27-29 Доб. 389
    (звонок бесплатный)

    Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

    Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему – ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

    Мы обязательно поможем.

    Это быстро и бесплатно!

    • Письмо отказ от участия в тендере. Скачать образец 2019 г.
    • Деловое письмо
    • Изучение немецкого языка
    • Письмо на возврат денежных средств от поставщика
    • Составляем грамотно деловое письмо-отказ
    • Односторонний отказ от исполнения договора поставки
    • GDPR, Cookies и персональные данные.
    • Письмо отказ от поставки товара образец

    Письмо отказ от участия в тендере. Скачать образец 2019 г

    Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации — письмо-отказ.

    При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:. Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании.

    Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок.

    По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс тендер на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества.

    Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

    Казалось бы, что здесь сложного? И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому.

    А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

    Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма , содержащего отказ! Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Бизнес — это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

    Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа — это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

    Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты :.

    Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата его предложения, продукция, опыт или др.

    В письме должно быть упомянуто предложение или просто упоминание возможных альтернатив :. А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:. Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Комплимент по поводу предложения.

    Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество. Упоминание о возможных альтернативах. Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма компанию как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.

    А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

    Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:. Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка. Тренинги для руководителей. Деловая переписка. Тренинги по продажам. Деловые переговоры. Эффективный наставник. Бережливое производство. Деловой этикет. Программы тренингов. Часто задаваемые вопросы. Клиентский сервис Лин технологии.

    Бережливое производство Обучение персонала. публикации: 7 голос-ов, 4,43 из 5. в соцсетях:. деловая переписка , деловое письмо , электронное письмо. Самые популярные темы. Тренинги для руководителей Деловая переписка Тренинги по продажам Деловые переговоры Эффективный наставник Бережливое производство Деловой этикет.

    KPI ВИП водитель Водитель для VIP Корпоративная культура Корпоративные тренинги Оценка деятельности Переговоры Сервис Тайм-менеджмент Тамара Воротынцева Тренинги для руководителей Управление временем Управление проектом аттестация бережливое производство бизнес-тренинги деловая переписка деловое письмо деловой этикет деловые переговоры методы оценки персонала мотивация мотивация персонала наставничество нематериальная мотивация обучение персонала оценка персонала притчи для бизнеса продажи развитие персонала система наставничества тренинги по продажам тренинг по мотивации тренинг по переговорам тренинг по переписке тренинг продаж тренинг тренеров управление изменениями.

    В помощь специалисту по обучению персонала Подписаться письмом. Почему нам доверяют. Стандартно высокое качество обучения , которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.

    Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе. Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.

    Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов. О наших программах. Мы в соцсетях. Орджоникидзе, д. Посмотреть на карте. Письмо отказ. Инструменты корректности.

    Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

    Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

    Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. В помощь специалисту по обучению персонала. Подписаться письмом.

    Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
    8 (800) 500-27-29 Доб. 389
    (звонок бесплатный)

    Деловое письмо

    Почему организации отказываются от участия в тендере? В порядке вещей считается отказ фирмы от тендера. Бывает так, когда компания не может соответствовать всем требованиям, или же есть иные причины, при которых отказ является правильным решением руководства. Бывает, что сами организаторы проводят тендер со своей выгодой и поэтому присылают извещение менее чем за три дня до начала.

    Деловая переписка – это набор правил, норм и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы. В данном разделе делимся советами по написанию делового письма. Обсуждаем требования, предъявляемые к написанию делового письма и его обязательные атрибуты.

    Процесс одностороннего отказа от договора поставки предусматривается ст. Подробнее о прекращении сделки на основании норм закона можно узнать в статье Односторонний отказ от исполнения договора по ГК РФ. Для одностороннего отказа от госконтракта установлены особые правила , которые рассмотрены в отдельном материале. Существенный характер ущерба охарактеризован в ст.

    Изучение немецкого языка

    Письмо на возврат денежных средств от поставщика образец. При осуществлении предпринимательской деятельности у юридических лиц и предпринимателей может возникнуть необходимость вернуть перечисленные контрагенту средства. Для того, чтобы вернуть деньги, предприниматель должен направить контрагенту письмо на возврат денежных средств от поставщика.

    Причинами для возврата уже перечисленных денежных средств могут выступать такие обстоятельства, как:. Письмо представляет собой заявление о возврате перечисленных денежных средств. Утвержденной законодательством формы не существует, поэтому документ составляется в свободной форме.

    Кроме того, можно указать суммы штрафа и или неустойки, если они установлены в документе-основании договоре, контракте за нарушение обязательств контрагентом.

    Письмо на возврат денежных средств от поставщика

    Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными. Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:. Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

    Васильев М.

    Письмо на возврат денежных средств от поставщика Возврат ошибочно и излишне перечисленных денежных средств Клиент может получить новый товар или возвратить денежные средства.

    Если товар в хорошем виде и есть чек, продавец обязан отреагировать на претензию клиента положительно, вернуть ему деньги или сделать обмен старого товара на новый.

    При условии, что продукция не закреплена в списке вещей, которые обмену и возврату не подлежат, составленному, опираясь на положения статьи В Законодательстве РФ прописаны условия, при которых вернуть изделие нельзя.

    Составляем грамотно деловое письмо-отказ

    Активные темы Темы без ответов. Вы должны войти или зарегистрироваться для размещения новых записей. Письмо-отказ от сотрудничества Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

    Существенные и иные условия договора. Заключение договора поставки путем составления товарно-транспортной накладной. Взыскание процентов за пользование чужими денежными средствами. Расторжение договора по соглашению сторон. Расторжение договора судом по требованию одной из сторон договора. Односторонний отказ от исполнения договора.

    Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
    8 (800) 500-27-29 Доб. 389
    (звонок бесплатный)

    Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.

    Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий.

    Март 23, Ольга Абраменко В практике встречаются случаи, когда договор поставки подписан, и Вы ждете в установленный договором срок оборудование, а Ваш поставщик затягивает поставку.

    Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; Ответом на заказ в общем случае может являться, подтверждение заказа с из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто.

    Что необходимо предпринять, если поставщик оформил отказное письмо. Как оформить письмо-отказ. На практике бывают случаи, когда поставщик на стадии заключения договора либо после его подписания отказывается от исполнения обязательств по договору поставки товара, оказания услуг, выполнения работ. Поставщики закупок. Заказчики закупок.

    GDPR, Cookies и персональные данные

    Рекомендации при написании писем-отказов 1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: Бизнес — это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

    Письмо отказ от поставки товара образец

    Письмоотказ оформляется на фирменном бланке компании, на котором, как правило, указаны все реквизиты, включая номера телефонов, и призвано, несмотря. Также можно просмотреть письмоотказ образец и пример письмасогласия. Продукт, и обеспечению после продажи Продукта необходимог его. Согласно полученного от ООО 29 августа г.

    Умение сформулировать грамотный и корректный отказ — один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

    Я расскажу о последних новостях и публикациях. Читайте меня, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! В соответствии с п.

    Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями.

    Это может быть предложение о сотрудничестве коммерческое , об участии в каком-либо мероприятии конференции, семинаре, праздновании и т. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

    Открыть и скачать онлайн.

    Для нас очень важен один клиент, не могли бы вы помочь написать аргументированное письмо клиенту об отказе поставки товара на их производство. Вы можете самостоятельно выбрать юриста на нашем сайте и он Вам подготовит все необходимые документы. У нас контракт заключен на поставку медицинских кроватей. Мы предлагаем заказчику модель с улучшенными характеристиками и более низкой ценой.

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Джентльмены удачи (комедия, реж. Александр Серый, 1971 г.)

    Источник: //otoplenie-spetsmontazh.ru/nalogovoe-pravo/pismo-ob-otkaze-postavki-zakaza-tovara.php

    Как грамотно написать письмо-отказ

    Письмо клиенту об отказе сотрудничества

    Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

    При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

    Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

    Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

    При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

    • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
    • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
    • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
    • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

    Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

    Структура и примерное содержание письма-отказа

    Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

    • начало (заголовок и обращение);
    • основной (информативный) раздел;
    • заключение (дата и подпись).

    Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

    Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

    Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

    «Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

    «Уважаемая Ирина Ивановна!».

    Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

    Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

    «Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

    «Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

    «Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

    Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

    Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

    В качестве примера можно использовать такие фразы:

    «Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

    «Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

    «Ваш опыт заслуживает уважения»;

    «Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

    «Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

    Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

     «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

    «Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

    «Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

    Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

    «Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

    «Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

    Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

    Стиль письма-отказа

    Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

    Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

    Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

    Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

    Оформление письма-отказа

    На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

    Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

    В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

    В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

    «Об участии в мероприятии»;

    «О приглашении на семинар»;

    «Решение по Вашему резюме».

    Источник: //www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

    Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

    Письмо клиенту об отказе сотрудничества

    Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

     При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

    •  мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
    •  нам неприятно отвечать отказом;
    •  нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

    Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.

    Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

    Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

    И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

    Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

    Рекомендации при написании писем-отказов

    1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.

    Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.

    Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

    2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

    1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

     «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

    «Уважаемая Наталья Константиновна!»

     2) письмо-отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

     «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

    «Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

    «Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

    3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

     «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

    «Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

    «Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

    4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

     «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

    «Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

    «Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

    5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

     «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

    «При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

    «К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

    6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

     «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

    «Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

    «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

    А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

    Письмо отказИнструменты корректности
    Добрый день, Владимир!Персональная адресованность
    Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!Благодарность за отклик на предложение
    Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
    Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

    Комплимент по поводу предложения.

    Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

    Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

    С уважением, Сергей Иванов

    Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

    ТОО «Технология»

     Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

    ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

    директор по развитию  тренинговой компании

    «БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

    автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

    Обратите внимание на тренинг по  Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

    Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

    (7 голос-ов, 4,43 из 5)
    Загрузка…

    в соцсетях:

        деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо     

    Источник: //www.training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html

    Письмо отказ образцы и примеры

    Письмо клиенту об отказе сотрудничества

    Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

    По каким поводам происходит деловая переписка

    В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д.

    Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

    Как оформить отказ

    Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

    Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

    Общие сведения о деловом письме

    Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

    Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

    Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

    Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

    В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

    При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

    Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений.

    Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

    На имя кого писать

    Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

    Кто должен подписать

    В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений).

    Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

    Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

    Как отправить письмо

    Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание.

    Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку).

    Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

    Письмо-отказ от сотрудничества

    Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

    1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
    2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
    3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
    4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

    Читать еще:  Образец текста благодарственного письма родителям выпускников

    Письмо-отказ от участия в мероприятии

    При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества.

    В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

    Письмо-отказ от предложения о работе

    Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность.

    Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.

    Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

    9 секретов как написать письмо-отказ

    Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

    Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

    • нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
    • неприятно отвечать отказом;
    • важно сохранить расположение и лояльность адресата.

    Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

    Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

    Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

    В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

    Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

    Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

    1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

    «Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

    «Уважаемая Мария Сергеевна!»

    2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

    «Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

    «Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

    «Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

    3. Задайте контекст.

    Источник: //gimnazia40.ru/pisma-zapiski/pismo-otkaz-obraztsy-i-primery

    Адвокат Миронов
    Добавить комментарий