Доверенность на финансового директора

Доверенности в DirectumRX 2.6 | Статья

Доверенность на финансового директора

Оформление доверенности – распространенный способ передачи сотрудникам полномочий на совершение юридически значимых действий. Например, сотрудник может заключать сделки, отпускать товары, подписывать документы и т.д. Это позволяет руководителю снизить свою загрузку, а также передать свои полномочия на время отпусков и командировок, чтобы не прерывать ключевые бизнес-процессы компании.

Однако если оформление и контроль использования доверенностей не автоматизированы, компания может столкнуться с рядом сложностей:

  • при отсутствии типовых форм доверенностей нужно каждый раз заново оформлять документ;
  • бумажные экземпляры могут долго переходить от одного согласующего к другому, что затягивает внутренние процессы компании;
  • много времени занимает поиск нужных доверенностей;
  • есть риск, что сотрудник подпишет важный документ по доверенности, у которой истек срок действия, или неверно укажет сведения о доверенности.

В DirectumRX 2.6 появился механизм работы с доверенностями. Посмотрим, как система поможет решить указанные проблемы на примере компании, которая занимается производством мебели.

Предположим, раньше компания работала с бумажными документами. Делопроизводитель, назовем ее Ольга, оформляла доверенности и знакома со всеми упомянутыми сложностями. Сейчас компания переходит на электронный документооборот в DirectumRX 2.6, в том числе автоматизирует работу с доверенностями. Поэтому сначала нужно занести в систему доверенности, которые ранее были оформлены на бумаге:

А кроме того, генеральный директор поручил Ольге создать две новые доверенности:

Рассмотрим действия делопроизводителя по порядку.

Оформление доверенности

Сначала Ольга решила занести в систему созданные ранее доверенности для финансового директора и работника склада. Для этого она создала в модуле «Делопроизводство» карточки доверенностей и занесла документы со сканера при помощи кнопки в карточке:

Для создания новых доверенностей в системе есть готовый шаблон. С его помощью делопроизводитель быстро оформила доверенности для заместителя директора и главного бухгалтера. В документах из шаблона часть информации уже заполнена. Остается лишь указать данные сотрудника, которому выдается доверенность, и его полномочия:

Права на доверенности в системе выдаются автоматически. Их получат только делопроизводитель, который создал документ, и сотрудник, которому доверенность выдана, так как в доверенности содержится конфиденциальная информация, например, паспортные данные сотрудника.

Согласование и подписание

Новые доверенности Ольге нужно согласовать и подписать. Тут она может использовать все преимущества автоматизации согласования в DirectumRX и отправить документы на согласование по регламенту. Порядок согласования может быть следующим:

Согласование с дополнительными согласующими. Делопроизводитель в задаче указывает нужных согласующих. Например, сотрудника, которому выдана доверенность, его руководителя и юриста. Они получат задания на согласование доверенности, относить бумажный экземпляр каждому из согласующих уже не нужно.
Подписание. Генеральный директор также подписывает доверенность в системе.
Печать. Делопроизводитель печатает доверенность и передает ее на подпись генеральному директору и сотруднику, которому доверенность выдана. Подписанный бумажный экземпляр сканируется и заносится в новую версию электронного документа.
Уведомление. Участники согласования получают уведомление о готовности доверенности.

Подписанные доверенности дают сотрудникам право на совершение указанных в них действий. А делопроизводителю в свою очередь необходимо следить за сроками действия доверенностей.

Поиск доверенностей и контроль срока действия

Все доверенности после создания попадают в реестр. В нем можно быстро найти нужные документы по сотруднику, периоду действия и статусу доверенности. Но, главное, для чего предназначен реестр – это контроль сроков действия.

В реестре есть столбец «Действует по», он поможет «отловить» доверенности, у которых истекает срок действия. Предположим, доверенность для заместителя директора действует до 1 июля. Если делопроизводитель отсортирует реестр по столбцу «Действует по», то увидит, что срок действия этой доверенности подходит к концу:

Если нужно продлить полномочия сотрудника по найденной доверенности, то можно сразу начать оформление новой доверенности. А для корректного учета в карточке доверенности, у которой истек срок действия, нужно указать что она устарела.

Может возникнуть вопрос: «А если не уследить за сроками и документ в системе подпишут по доверенности, у которой истек срок?». Этого не случится, поскольку подписать документ в системе можно только, если у сотрудника есть право подписи документов.

Право подписи документов на основании доверенности

Право подписи на основании доверенностей настраивает уже администратор. Например, для финансового директора нужно настроить право подписи договорных документов. Администратор может сделать это из карточки созданной ранее доверенности:

При создании права подписи автоматически заполняются данные о доверенности: сотрудник, которому выдана доверенность, и период действия. Указать для правила срок действия больше, чем у доверенности, не получится. Поэтому, если истечет срок действия доверенности, то и право подписи перестанет действовать.

Также у нашей доверенности есть ограничение. Финансовый директор может подписывать только договорные документы суммой до 1 миллиона рублей. Администратору нужно указать это в праве подписи, чтобы сотрудник смог подписать в системе только нужные документы.

Подписание документов по доверенности

Итак, делопроизводитель занесла в систему доверенности, администратор настроил права подписи, теперь сотрудники могут подписывать документы в системе.

Отметим, что для любой организации важно, чтобы сотрудники корректно отражали факт подписания документов по доверенности. Это также учтено в DirectumRX 2.6.

При подписании формализованных финансово-хозяйственных документов, которые получены от контрагентов через сервисы обмена, данные о доверенностях заполняются автоматически.

Например, в документе о передаче товара заполняются данные о доверенностях для сотрудника, который принял груз, и сотрудника, который подписал документ:

Вместо заключения

Выделим основные преимущества, которые получают сотрудники компании при работе с доверенностями в DirectumRX 2.6.

 Руководитель:

  • гарантия того, что сотрудники подпишут документы только на основании действующих доверенностей. При этом в подписанных финансово-хозяйственных документах, полученных от контрагентов из сервисов обмена, будут указаны полные и корректные сведения о доверенности.

 Делопроизводитель, юрист или другой сотрудник, который оформляет доверенности:

  • быстрое оформление доверенностей с помощью готового шаблона;
  • оперативное согласование и подписание доверенностей;
  • ведение единого реестра доверенностей, выданных сотрудникам компании;
  • быстрый поиск доверенности по сотруднику, сроку действия и другим параметрам.

 Сотрудники компании:

  • подписание финансово-хозяйственных документов на основании доверенностей, при котором все сведения о доверенности указываются автоматически.

 Администратор системы:

  • упрощение настройки прав подписи документов для сотрудников.

Оцените и вы возможности DirectumRX на нашем демостенде.

Источник: https://club.directum.ru/post/105027

Может ли финансовый директор подписывать кассовые документы и авансовые отчеты за генерального директора по доверенности, и как это правильно оформить? (Е. Кубиев, 13 апреля 2015 г.)

Доверенность на финансового директора

Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации

Е. Кубиев, МВА, профессиональный бухгалтер РК,

председатель экспертного совета,

ПОБ «Институт сертифицированных бухгалтеров РК»,

директор ТОО «Almer Int.Pro.»

МОЖЕТ ЛИ ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР ПОДПИСЫВАТЬ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ И АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ ЗА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА ПО ДОВЕРЕННОСТИ, И КАК ЭТО ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ?

У ТОО имеется доверенность от генерального директора на право первой подписи во всех финансовых и кадровых документах, выданная на финансового директора.

На основании этой доверенности, финансовый директор подписывал и подписывает все вышеперечисленные документы.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» в кассовых документах не допускаются помарки и исправления. Вопросы:

1) Допустима ли подпись доверенного лица за генерального директора в кассовых документах или авансовых отчетах?

2) Как должен быть оформлен документ?

Генеральный директор __________ Ф.И.О. лица, подписывающего по доверенности или

Финансовый директор __________ Ф.И.О. финансового директора

Или иным способом?

3) По техническим причинам делать данные изменения в печатной форме документа невозможно, возможно ли вариант подписи с указание должности и Ф.И.О. генерального директора, но с подписью финансового директора через слэш? Или нужно прописать Ф.И.О. директора возле Ф.И.О. генерального директора? Является ли это нарушением?

4) Если данные корректировки и подписи доверенного лица являются нарушением, то какие меры наказаний, взысканий предусмотрены?

В соответствии с пунктом 1 статьи 51 Закона «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» если уставом ТОО не предусмотрено образование коллегиального исполнительного органа товарищества (дирекции, правления и т. п.), текущее руководство деятельностью товарищества и ведение его дел осуществляет единоличный исполнительный орган (директор, управляющий).

Как указано в подпункте 2 пункта 2 статьи 53 Закона «О товариществах…» единоличный орган ТОО (директор, управляющий и т. п.) выдает доверенности на право представлять товарищество, в том числе доверенности с правом передоверия.

Согласно пункту 1 статьи 167 Гражданского кодекса доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному).

При этом согласно пункту 6 данной статьи доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляются печатью этой организации, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать.

В соответствии с пунктом 7 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускаются. При этом вопрос стоит об исправлениях, связанных с ошибочно записанными данными, а не реквизитами.

Согласно подпункту 6 пункта 3 данной статьи наименование должностей, Ф.И.О. и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления являются реквизитами первичных документов.

Формы кассовых документов и авансового отчета утверждены Приказом Министра финансов Республики Казахстан. В данных формах (расходный кассовый ордер и авансовый отчет) подписывает руководитель организации.

При этом согласно пункту 3-1 Закона в зависимости от характера операций или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан в первичные документы, могут быть включены дополнительные реквизиты.

Исходя из подпункта 2 пункта 1 статьи 8 Закона руководство организации, отвечает за обеспечение организации бухгалтерского учета, в том числе наличие внутренних документов, регламентирующих порядок отражения в бухгалтерском учете всех совершаемых организацией операций, а также согласно подпункту 1 данного пункта согласовывает и (или) утверждает учетную политику.

Как указано в пункте 2 статьи 6 Закона учетная политика представляет собой конкретные принципы, основы, положения, правила и практику, принятые к применению индивидуальным предпринимателем или организацией для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, международными или национальными стандартами, международным стандартом для малого и среднего бизнеса и типовым планом счетов бухгалтерского учета, исходя из их потребностей и особенностей деятельности.

Таким образом, ТОО может указать в учетной политике предприятия, что бухгалтерские первичные документы (за исключением выданных счетов-фактур) могут подписывать как генеральной директор ТОО, так и финансовый директор, действующий на основании либо Устава (если входит в коллегиальный исполнительный орган по Уставу), либо на основании доверенности.

При этом в документах должно быть указано:

«Руководитель /должность/ __________________ / расшифровка подписи»

Так как финансовый директор также является руководителем, но не первым, и действует на основании доверенности, то в данном случае должно быть:

«Руководитель Финансовый директор / _______________ / Ф.И.О. финансового директора»

Если что снизу документа можете прописать, что «Финансовый директор действует на основании доверенности №___ от _______ года».

В соответствии с Кодексом Республики Казахстан об административных правонарушениях предусмотрена ответственность физических и должностных лиц и юридических организаций за:

1) уклонение от ведения бухгалтерского учета;

2) представления заведомо недостоверной финансовой отчетности, отказ от представления финансовой отчетности, представления с нарушением установленного срока либо непредставления без уважительной причины учредителям (участникам) организаций в соответствии с учредительными документами, уполномоченному органу в области государственной статистики по месту регистрации, органам государственного контроля и надзора в соответствии с их компетенцией, в депозитарий финансовой отчетности (только для юридических лиц);

3) составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации;

4) подписания финансовой отчетности главным бухгалтером публичного интереса, не являющимся профессиональным бухгалтером.

Как видно, подписание финансовым директором кассовых документов не является нарушением, так как не приводит к искажению финансовой отчетности.

Единственное, что может случиться, если только доверенность посчитают неверно составленной, и, соответственно, все документы, подписанными по доверенности, не будет иметь юридической силы.

Источник: https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=34849994

Адвокат Миронов
Добавить комментарий